Le Wikinotions InfoDoc est un projet collaboratif piloté par l'APDEN, pour un enseignement en information-documentation, contribuant à l'Education aux médias et à l'information (EMI).

Notion : Archives




Présentation


Notion organisatrice de référence :

Document


Notions associées :

Archivage des données, Classement, Donnée informationnelle, Indexation, Type de document.


Pré-acquis :

Classement, Document, Indexation.


Définition


Caractéristiques

Niveau débutant :

  • sont un ensemble de documents ;
  • sont produites par une personne ou une organisation (association, entreprise, administration, etc.) dans le cadre de ses activités ;
  • sont rassemblées et conservées dans le but de garder une trace des activités ;
  • sont répertoriées et classées afin d’être retrouvées facilement ;
  • peuvent être regroupées dans des lieux aussi appelés Archives et où il est possible de les consulter.


Niveau intermédiaire :

  • sont un ensemble de documents d'origines et de natures variées ;
  • sont produites et utilisées dans le cadre d'une activité personnelle ou professionnelle ;
  • sont produites par une personne ou une organisation (association, entreprise, administration, etc.) ;
  • sont du domaine public ou privé ;
  • sont classées et/ou indexées en fonction de critères de conservation (besoins immédiats, nature des supports, taille, etc.) ;
  • sont organisées en bases de données en vue d’une recherche documentaire ;
  • sont conservées dans le temps quand elles ne sont plus directement utiles ;
  • sont conservées en fonction de la valeur qui leur est attribuée ;
  • sont valorisées en tant que preuve (judiciaire) ou en tant que source (scientifique, historique) ;
  • peuvent être conservées dans des lieux dédiés appelés Archives pour y être accessibles au public (archives nationales, départementales, etc.) ;
  • se classent en différents types, selon leur support (audiovisuelles, photographiques, sonores, imprimées, électroniques), selon leur statut (privées, publiques) ou selon le territoire (nationales, départementales).


Niveau avancé :

  • sont une collection de documents de différentes formes (écrites, visuelles ou orales) et supports ;
  • sont produites et rassemblées pour les besoins des activités humaines ;
  • sont produites d'abord pour leur utilité première de gestion d'un service, puis sont susceptibles d'être conservées pour leur valeur mémorielle, testimoniale ou scientifique ;
  • sont rassemblées dans différents lieux (entreprises, associations, services d'archives, etc.) ;
  • ont un statut d'archives publiques ou privées selon qu’elles procèdent de l’activité de l’état, de particuliers ou d’entreprises ;
  • ont un cycle de vie (archives courantes, intermédiaires ou définitives) qui dépend de leur utilisation ou, au-delà, de leur valeur pour la collectivité qui les a produites ou pour la société plus largement ;
  • font l'objet d'un traitement, l'archivage (sélection, indexation, classement) ;
  • sont accessibles et consultables par interrogation d’un moteur de recherche spécifique ;
  • donnent accès à des ressources documentaires de tout type : juridique, scientifique, historique, etc. ;
  • lorsqu'elles appartiennent au domaine public, sont accessibles dans des lieux dédiés en lien avec le territoire concerné (archives municipales, départementales, nationales) ;
  • peuvent être classées selon leur support (audiovisuelles, photographiques, sonores, imprimées, électroniques), selon leur statut (privées, publiques) ou selon le territoire qui les abrite (nationales, départementales, etc.).


Niveaux de formulation

Niveau débutant :

Les archives sont un ensemble de documents produits et regroupés par une personne ou une organisation (association, entreprise, administration, etc.) dans le cadre de ses activités. Elles sont rassemblées dans le but de les conserver et de garder une trace des activités. Elles sont répertoriées et classées afin d’être retrouvées facilement. On les conserve d'abord pour leur utilité puis pour leur intérêt. Elles peuvent même être mises à disposition du public qui peut les consulter dans des lieux qu'on appelle aussi "Archives".


Niveau intermédiaire :

Les archives sont un ensemble de documents d'origines et de natures variées. Elles sont produites et utilisées par une personne ou une organisation (association, entreprise, administration, etc.), dans le cadre d'une activité personnelle ou professionnelle. De ce fait, elles peuvent être privées ou appartenir au domaine public. Elles sont indexées et classées en fonction des besoins immédiats ou de leur conservation. Elles sont organisées en bases de données pour permettre des recherches documentaires. On peut décider de les conserver dans le temps quand elles ne sont plus directement utiles à la gestion courante du service et si elles ont une valeur publique. Leur conservation dépend de la valeur qui leur est attribuée (valeur de preuve, valeur scientifique, valeur historique, etc.). Les archives peuvent être conservées dans des lieux dédiés appelés Archives pour y être accessibles au public (archives nationales, départementales, etc.). Elles se classent en différents types, selon leur support (audiovisuelles, photographiques, sonores, imprimées, électroniques), selon leur statut (privées, publiques) ou selon le territoire (nationales, départementales).


Niveau avancé :

Les archives sont des collections de documents produits pour les besoins des activités humaines. Elles sont susceptibles d'être conservées au-delà de leur utilité première de gestion d'un service en raison de leur valeur mémorielle, testimoniale ou scientifique. Elles peuvent connaître différentes formes (écrites, visuelles ou orales) et se présenter sur des supports multiples (papier, numérique, microfilm, bois, tissu, etc.). On peut les trouver dans différents lieux (bureau d'une entreprise, d'une association, service d'archives, etc.). Leur statut peut être public ou privé selon qu’elles procèdent de l’activité de l’état, de particuliers ou d’entreprises.

Leur cycle de vie dépend de leur utilisation courante ou, au-delà, de leur valeur pour la collectivité qui les a produites ou pour la société plus largement (archives courantes, intermédiaires ou définitives). Elles font l'objet d'un traitement, l'archivage (sélection, indexation, classement) qui facilite leur accès et leur consultation par interrogation d’un moteur de recherche spécifique. Elles donnent accès à des ressources documentaires de tout type : juridique, scientifique, historique, etc. Les archives publiques sont accessibles dans des lieux dédiés en lien avec le territoire concerné (archives municipales, départementales, nationales). Enfin, on peut classer les archives selon leur support (audiovisuelles, photographiques, sonores, imprimées, électroniques), selon leur statut (privées, publiques) ou selon le territoire qui les abrite (nationales, départementales, etc.).


Exemples et contre-exemples

Exemples :

  • Collections de périodiques dans un CDI ou une médiathèque
  • Archives audiovisuelles de l’INA
  • Archives notariales (actes de vente immobilière)
  • Archives départementales
  • Collection d'objets documentés à valeur scientifique
  • Collections d'objets et documents historiques
  • Comptes d'une association sur une période donnée


Contre-exemples :

  • Exemplaire unique de périodique
  • Sauvegarde de fichier


Mise en séquence


Pistes pédagogiques :

  • Aborder la notion d’archives en 6è lors d’une séance sur les espaces du CDI et les documents : « Archives de périodiques » : où sont-elles rangées ? pourquoi les conserve-t-on ? Combien de temps ? Qui peuvent-elles intéresser ?
  • Aborder la notion d’archives lors d’une séance sur la recherche documentaire en lycée en lien avec la notion d’indexation, de banques de données et de fiabilité des sources (archives de périodiques – archives en ligne – archives de la BNF)
  • Approfondir la notion lors d'une visite des archives municipales ou départementales en histoire-géographie par exemple. S'intéresser au statut des archives, à leur conservation, à leur mise en accès, à leur acquisition... Découvrir les différents métiers, dresser une typologie des publics.


Matériaux ressources :


Références bibliographiques


• REY Alain (dir.). Archives. In Dictionnaire historique de la langue française. [sans édition], [sans date]. [n.p.].


Liste des notions

A (algorithme, auteur...)

B (base de données, bruit...)

C (catalogue, classement...)

D (document, droit de l'information...)

E (édition, évaluation...)

F (folksonomie)

H (hébergement)

I (identité numérique, indexation...)

J (journalisme)

L (langage documentaire)

M (média, moteur...)

N (normes, numérique...)

O (opérateur, outils de recherche...)

P (pertinence, publication...)

R (référence, réseaux sociaux...)

S (site web, source...)

T (thésaurus, type de document...)

V (veille, vocabulaire contrôlé...)

W (web sémantique)